Nell'articolo precedente abbiamo visto che, anche se in via non ufficiale, è ancora possibile registrare il proprio dominio a Google Apps Standard nonostante la limitazione di poter inserire un solo utente.
Utilizzando gli alias con l'utente creato è possibile gestire tutti gli indirizzi mail che si vuole, il problema però si ha quando ci si trova a dover assegnare una mail del nostro dominio a qualcuno che non deve avere accesso a tutta la posta aziendale.
Pur non potendolo configurare utenti aggiuntivi con relativa mail, è in qualche modo possibile gestire anche questa situazione; vediamo come:
Per prima cosa è necessario che l'utente a cui vogliamo fornire l'accesso ad una mail del nostro dominio abbia un account su GMail.
In seguito si deve accedere alla propria dashboard di Google Apps usando un indirizzo del tipo http://www.google.com/a/tuodominio.com. Dalla sezione gruppi cliccare sul pulsante "Crea nuovo gruppo".
Nella schermata di configurazione del nuovo gruppo specificare il nome del gruppo (un nome a scelta), e l'indirizzo email che si deve assegnare al nuovo utente (in questo caso stiamo immaginando di creare un indirizzo per l'ufficio stampa).
Nella sezione "Access level" selezionare la casella che permette di ricevere mail da chiunque o tutte le mail inviate a questo indirizzo verranno rifiutate.
Una volta creato il gruppo, inserire l'indirizzo gmail dell'utente a cui si vuole assegnare il nuovo indirizzo.
Da questo momento il collaboratore inizierà a ricevere le mail che verranno inviate all'indirizzo del gruppo appena creato.
Per una corretta gestione della posta è però necessario che questa persona possa anche rispondere utilizzando l'indirizzo assegnato. Per farlo ci si deve collegar a Gmail con account realtivo alla mail configurata nel gruppo, andare tra le configurazioni nella sezione Account e scegliere la voce "Aggiungi un altro indirizzo email di tua proprietà"
Apparirà una finesta in cui viene chiesto di inserire il nome e l'indirizzo email della nuova identità che si vuole utilizzare ed il tipo di server per l'invio della posta (lasciarlo invariato).
Infine viene richiesto di confermare che realmente quello inserito è un indirizzo di nostra proprietà. Verrà inviata una mail all'indirizzo specificato con un codice da insere o un link da cliccare.
Da questo momento il nostro collaboratore potrà gestire la mail dell'ufficio stampa dal proprio account come se fosse un utente aggiuntivo registrato sul Google Apps associato al nostro dominio.
Ovviamente questa soluzione non equivale ad avere un utente registrato su Google Apps, ma per la sola gestione delle mail è sufficiente.
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